Làm thế nào để chuyển email từ Lotus Notes sang Outlook?

Lotus Notes, nay là HCL Notes, là một nền tảng gửi email tuyệt vời cung cấp các tính năng cộng tác kinh doanh, chẳng hạn như gửi email, tạo tác vụ, chia sẻ tệp, nhắn tin tức thì, v.v. Mặt khác, MS Outlook, một phần của Microsoft Office Suite, là một ứng dụng email được sử dụng rộng rãi cho phép người dùng quản lý tác vụ, danh bạ, lịch, v.v.

Microsoft Outlook cung cấp các tính năng bảo mật, quản lý email và trải nghiệm người dùng tốt hơn. Do đó, người dùng đang di chuyển từ Lotus Notes (HCL Notes) sang Outlook. Nếu bạn là một người dùng như vậy và muốn di chuyển từ Lotus Notes sang MS Outlook, bạn không thể trực tiếp di chuyển và chuyển email sang Outlook. Điều này là do định dạng tệp dữ liệu của cả hai máy khách là khác nhau. HCL Notes lưu dữ liệu hộp thư ở định dạng tệp NSF, trong khi Outlook hỗ trợ định dạng tệp PST. Vì vậy, bạn cần chuyển đổi các tệp NSF sang định dạng PST, mà bạn có thể dễ dàng nhập vào MS Outlook.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến các phương pháp chuyển email từ IBM Lotus Notes sang MS Outlook.

Tại sao người dùng chuyển từ IBM Lotus Notes sang MS Outlook?

Có nhiều lý do khiến mọi người chuyển từ IBM Lotus Notes sang MS Outlook. Một số lý do là:

• Hầu hết mọi người đều đang sử dụng MS Outlook, và do vấn đề về các định dạng khác nhau, việc truyền dữ liệu trở nên khó khăn. Việc sử dụng MS outlook đã trở thành một điều cần thiết.
• So với IBM Lotus Notes, MS Outlook có khả năng bảo mật tốt hơn và hệ thống quản lý email hiệu quả.
• Chúng ta có thể sử dụng đồng thời nhiều tài khoản với sự trợ giúp của MS Outlook.
• MS Outlook có đồ họa tốt hơn và giao diện người dùng thân thiện hơn so với IBM Lotus Notes.
• Khả năng chia sẻ dữ liệu với các chương trình cộng tác và chi phí chạy thấp khiến MS Outlook trở thành lựa chọn tốt hơn.

Do những lý do này, MS Outlook tốt hơn IBM Lotus Notes, đó là lý do tại sao người dùng chuyển sang MS Outlook.

Phương pháp di chuyển email sang MS Outlook

Làm theo các phương pháp dưới đây để chuyển email từ IBM Lotus Notes sang MS Outlook.

Phương pháp 1: Chuyển đổi email theo cách thủ công

Phương pháp này bao gồm một quy trình hai bước, nơi trước tiên bạn cần chuyển đổi email từ Lotus Notes sang định dạng CSV và sau đó nhập tệp CSV vào MS Outlook.

Bước 1: Xuất email Lotus Notes sang định dạng CSV

• Lưu Tệp đã xuất của bạn bằng cách đặt tên cho nó.
• Chọn Giá trị được Phân tách bằng Dấu phẩy từ menu Lưu dưới dạng Loại.
• Chọn tùy chọn mong muốn từ cửa sổ xuất CSV và nhấp vào OK.
• Lưu Tệp đã xuất của bạn bằng cách đặt tên cho nó.
• Chọn Giá trị được Phân tách bằng Dấu phẩy từ menu Lưu dưới dạng Loại.
• Chọn tùy chọn mong muốn từ cửa sổ xuất CSV và nhấp vào OK.

Bước 2: Nhập tệp CSV vào MS Outlook

• Mở MS Outlook.
• Nhấn vào Tập tin cái nút.
• Bấm vào nút Mở và Xuất.
• Bây giờ hãy nhấp vào Xuất nhập khẩu cái nút.
• Chọn tùy chọn “Nhập từ chương trình hoặc tệp khác”.
• Bây giờ hãy nhấp vào tab Tiếp theo.
• Chọn loại tệp là Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy trong cửa sổ Nhập tệp và nhấp vào Tiếp theo.
• Bấm vào Duyệt qua trong cửa sổ tiếp theo.
• Tìm tệp CSV bạn cần tải lên và nhấp vào Tiếp theo.
• Chọn một điểm đến trong các thư mục Outlook, sau đó lưu dữ liệu hiện đã được xuất và bấm vào Tiếp theo
• Bây giờ đánh dấu vào hộp kiểm trong hộp thoại nhập tệp.
• Bấm vào Kết thúc.

Với bước này, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được nhập vào MS Outlook từ tệp CSV và bây giờ bạn có thể truy cập email Lotus Notes / HCL Notes trong Outlook. Tuy nhiên, một loạt các bước phức tạp liên quan đến quy trình, điều này gây khó khăn cho những người có kiến ​​thức kỹ thuật hạn chế. Hơn nữa, quy trình này khá phức tạp và người dùng với hàng nghìn email không thể đầu tư nhiều thời gian và công sức vào việc chuyển đổi dữ liệu theo cách thủ công chỉ từ một tài khoản email vì phương pháp này chỉ chuyển đổi một tệp tại một thời điểm. Ngoài ra, luôn có khả năng các tệp bị hỏng trong quá trình này và bạn sẽ mất dữ liệu của mình. Cuối cùng, bạn không thể làm việc với các tệp bị hỏng trong Outlook.

Phương pháp 2: Sử dụng Stellar Converter cho NSF

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu IBM Notes của mình thành MS Outlook mà không cần làm theo một loạt các bước phức tạp, bằng cách sử dụng Công cụ chuyển đổi Stellar cho NSF. Giao diện người dùng của phần mềm khá thân thiện với người dùng. Hơn nữa, phần mềm này có rất nhiều tính năng khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho những người dùng muốn chuyển đổi các tệp NSF sang định dạng PST.

Các bước để chuyển đổi tệp Lotus Notes NSF thành PST:

• Mở Công cụ chuyển đổi Stellar cho NSF.
• Từ ruy-băng Tệp, chọn tùy chọn Chọn tệp NSF.
• Bây giờ chọn tệp bạn muốn chuyển đổi. Bạn có thể chọn tệp theo cách thủ công hoặc sử dụng tùy chọn Tìm tệp nếu bạn không biết vị trí tệp.
• Sau khi chọn tệp, nhấp vào Chuyển thành.
• Vui lòng đợi trong giây lát và để bộ chuyển đổi thực hiện công việc của nó. Bạn có thể thực hiện các tác vụ khác vì quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra ở chế độ nền.
• Sau khi các tệp được chuyển đổi, bạn có thể xem trước chúng trong ngăn bên phải.
• Khi bạn đảm bảo rằng các tệp được chuyển đổi đều ổn, hãy nhấp vào Lưu tệp đã chuyển đổi.
• Chọn định dạng PST từ menu Lưu dưới dạng và sau đó nhấn Tiếp theo.
• Chọn điểm đến để lưu tệp đã chuyển đổi. Bạn có thể thêm bộ lọc nếu muốn lưu tệp theo bất kỳ tùy chọn nào.
• Bấm vào ĐƯỢC RỒI và bạn đã hoàn thành.

Quá trình chuyển đổi bằng cách sử dụng phần mềm khá đơn giản và ngay cả một người không có kiến ​​thức kỹ thuật cũng có thể thực hiện nó.

Sự kết luận

Với sự trợ giúp của các phương pháp được đề cập ở trên, bạn có thể chuyển đổi tệp NSF sang định dạng PST và truy cập email Lotus Notes của bạn một cách dễ dàng trong Outlook. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Công cụ chuyển đổi Stellar dành cho Kỹ thuật viên NSF để nhập trực tiếp tệp NSF vào office 365. Phần mềm này rất dễ sử dụng và cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng nó để chuyển đổi nhiều tệp cùng một lúc. Tải xuống phần mềm từ trang web chính thức của nó.